Zmiana biura rachunkowego bez chaosu w dokumentach

Zmiana biura rachunkowego wymaga oddzielnego zaplanowania zakończenia umowy, przekazania dokumentacji i dokończenia rozliczeń. Najpierw sprawdź warunki dotychczasowej współpracy, a następnie uzgodnij z oboma biurami podział czynności i zakres przekazywanych materiałów. Nie traktuj odbioru dokumentów jako zakończenia całej zmiany. Osobno uporządkuj salda, dostępy, pełnomocnictwa oraz sprawy dotyczące wcześniejszych okresów, które nadal wymagają wyjaśnienia.

Poniższe listy i przykłady są propozycjami organizacyjnymi do uzgodnienia, a nie procedurą eBuchalter ani jednakowym dla wszystkich przedsiębiorców wykazem obowiązków. Zakres przekazania trzeba dopasować do prowadzonej księgowości i zawartych umów. Dokumentacja ksiąg rachunkowych nie jest tym samym co materiały potrzebne przy KPiR, dlatego wspólne ustalenia powinny poprzedzać przygotowanie paczek lub plików.

Wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym

Sprawdź warunki zakończenia współpracy

Wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym zacznij od sprawdzenia sposobu jego złożenia, postanowień dotyczących zakończenia obsługi i rozliczenia wykonanych prac. Oddziel datę zakończenia umowy od okresu, którego dotyczą ostatnie rozliczenia. Poproś także o wskazanie prac rozpoczętych, lecz jeszcze niezakończonych. Sama informacja o dniu odbioru dokumentów nie określa, kto przygotuje pozostałe zestawienia ani kto wyjaśni brakujące dane.

Ocena skutków wypowiedzenia wymaga uwzględnienia konkretnej umowy i przepisów mających do niej zastosowanie. Jeżeli zastosowanie znajdują przepisy o zleceniu, art. 746 Kodeksu cywilnego przewiduje możliwość wypowiedzenia go w każdym czasie, ale także rozliczenie wydatków i wynagrodzenia za dotychczasowe czynności oraz możliwe skutki odszkodowawcze. Nie należy zatem utożsamiać możliwości wypowiedzenia z natychmiastowym i bezkosztowym zakończeniem każdej współpracy.

Przed wysłaniem wypowiedzenia zapisz pytania dotyczące końcowego rozliczenia: jakie czynności pozostają do wykonania, czego dotyczy wynagrodzenie i które wydatki wymagają rozliczenia. Jeżeli znaczenie postanowień jest sporne, wyjaśnij je przed przyjęciem konkretnego harmonogramu przekazania. Proponowana lista dokumentów nie zastępuje analizy umowy i nie przesądza o zasadności roszczeń którejkolwiek ze stron.

Uzgodnij ostatni i pierwszy zakres obsługi

Przygotuj wykaz zadań zamiast ograniczać ustalenia do daty rozpoczęcia współpracy z nowym biurem. Wskaż, kto opracowuje ostatni okres dotychczasowej obsługi, kto przygotowuje związane z nim deklaracje i kto zbiera brakujące materiały. Każdej otwartej sprawie przypisz osobę kontaktową oraz następny krok. Podział powinien wynikać z uzgodnionego zakresu prac, a nie z przypuszczenia, że dane zadanie wykona poprzednie biuro.

Jakie dokumenty przygotować do przekazania

Dopasuj listę do prowadzonej księgowości

Przekazanie dokumentów nowemu biuru rachunkowemu rozpocznij od uzgodnienia materiałów potrzebnych do kontynuowania pracy. Poproś o listę właściwą dla swojej ewidencji i zakresu obsługi. Następnie porównaj ją z dokumentacją faktycznie dostępną u dotychczasowego wykonawcy. Poniższe kategorie porządkują rozmowę, ale nie oznaczają, że każda firma posiada wszystkie wymienione materiały lub ma przekazać je w jednakowej postaci.

Do sprawdzenia i uzgodnienia są:

• dokumenty źródłowe dotyczące przekazywanych okresów;
• prowadzone księgi lub ewidencje oraz zestawienia potrzebne do kontynuowania zapisów;
• złożone deklaracje, korekty i dostępne potwierdzenia ich złożenia;
• dokumentacja środków trwałych i rozliczeń kontynuowanych w kolejnych okresach, jeżeli występują;
• dokumentacja kadrowa i płacowa, jeśli była objęta obsługą;
• korespondencja dotycząca nierozstrzygniętych spraw i wykaz brakujących materiałów;
• przy księgach rachunkowych także polityka rachunkowości, dokumentacja inwentaryzacyjna i odpowiednie sprawozdania finansowe.

Ustawa o rachunkowości obejmuje zakresem rachunkowości między innymi przyjęte zasady, prowadzenie ksiąg, inwentaryzację, sporządzanie sprawozdań oraz gromadzenie dokumentacji. Przy pełnych księgach same faktury nie wyczerpują więc obszaru wymagającego uporządkowania. W spisie rozdziel dokumenty źródłowe, zapisy, zestawienia i opisy przyjętych zasad, aby można było wskazać konkretny brak, zamiast ogólnie stwierdzać niekompletność księgowości.

Oznacz braki i aktualne wersje

Materiały możesz oznaczyć jako przekazane, oczekujące na uzupełnienie albo wymagające wyjaśnienia. Przy każdym braku wpisz okres oraz nazwę dokumentu lub zagadnienia. Jeśli istnieje kilka wersji zestawienia, uzgodnij, która odzwierciedla aktualny stan prac. Nie usuwaj informacji o rozbieżności tylko dlatego, że przekazano już pierwszą partię dokumentacji; do jej wyjaśnienia nadal potrzebna jest wskazana osoba kontaktowa.

Przy uzgadnianiu postaci materiałów rozróżnij możliwość ich odczytania od możliwości dalszej pracy na danych. Zapytaj nowe biuro, jakie zestawienia i formaty może przyjąć oraz jak sprawdzić zawartość przekazania. Nie zakładaj obsługi konkretnego programu lub kanału wymiany. Ustalenie sposobu przekazania powinno uwzględniać zarówno możliwości odbiorcy, jak i materiały dostępne u poprzedniego wykonawcy.

Protokół przekazania i potwierdzony spis dokumentów

Zapisz, co rzeczywiście odebrano

Protokół przekazania może porządkować informacje o stronach, dacie, okresach, postaci materiałów i stwierdzonych brakach. Potwierdzaj odbiór konkretnych pozycji, nie niezweryfikowaną „kompletność księgowości”. Dowolny wzór protokołu nie jest uniwersalnym obowiązkiem ustawowym. Jego praktyczna wartość polega na opisaniu rzeczywistego przekazania, w tym dokumentów dostarczonych częściowo oraz pozycji, których odbiorca nie mógł jeszcze sprawdzić.

Osobno należy uwzględnić wymagania ustawy o rachunkowości dotyczące udostępniania zbiorów osobie trzeciej poza siedzibą zarządu lub oddziału jednostki. W takiej sytuacji potrzebna jest pisemna zgoda kierownika jednostki oraz pozostawienie w jednostce potwierdzonego spisu przejętych dokumentów, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej. Sama nazwa „protokół” nie przesądza, czy wymagania te zostały spełnione.

Przykład: Spółka odbiera dokumentację w kilku partiach. Pierwsza zawiera dokumenty źródłowe, ale brakuje części zestawień rozrachunków. Trudnością jest potwierdzenie odbioru bez sugerowania, że przekazano już całość. Rozwiązaniem organizacyjnym jest spis pierwszej partii z wyszczególnieniem braków, wskazanie osoby ustalającej ich dostępność oraz osobne potwierdzenie kolejnego przekazania. Jeżeli zachodzi opisana wyżej sytuacja ustawowa, trzeba też uwzględnić zgodę kierownika i potwierdzony spis.

Salda i zmiana biura rachunkowego w trakcie roku

Zmiana biura rachunkowego w trakcie roku wymaga uporządkowania danych łączących wcześniejsze i kolejne okresy. Przy księgach rachunkowych uzgodnij, na jaki moment przygotowano zestawienia obrotów i sald oraz jakie prace pozostają otwarte. Rozbieżności opisuj osobno od pozycji uznanych za wyjaśnione. Bieżące prowadzenie ksiąg jest ustawowo powiązane między innymi z możliwością terminowego sporządzania sprawozdań, deklaracji i dokonywania rozliczeń finansowych.

Do sald wymagających wyjaśnienia warto dołączyć opis trudności: brak dokumentu, nieuzgodnioną płatność albo różne wersje zestawienia. To propozycja uporządkowania pracy, nie potwierdzenie prawidłowości salda. Uzgodnij również, kto zbiera materiały potrzebne do analizy i jak informuje drugie biuro o wyniku wyjaśnień. Samo przesłanie zestawienia nie powinno zastępować informacji o znanych rozbieżnościach.

Przy KPiR ustal dane potrzebne do kontynuacji

Przy zmianie obsługi KPiR w trakcie roku nie przenoś automatycznie listy dokumentów właściwej dla pełnych ksiąg. Poproś nowe biuro o wskazanie danych z wcześniejszych okresów potrzebnych do dalszej ewidencji. Uzgodnij sposób opisywania dokumentów odnalezionych już po przekazaniu. Taka organizacja obiegu nie rozstrzyga, w którym okresie podatkowo ująć konkretny dokument ani czy konieczna będzie korekta.

Przykład: Przedsiębiorca prowadzący KPiR po zmianie obsługi odnajduje dokument dotyczący wcześniejszego okresu. Nie wie, do którego biura skierować pytanie, a nie chce, by obaj wykonawcy niezależnie podejmowali tę samą pracę. Rozwiązaniem jest uzgodniona wcześniej osoba kontaktowa dla takich przypadków: otrzymuje opis dokumentu, ustala wykonawcę analizy i potwierdza dalszy obieg informacji. Przykład nie przesądza sposobu zaksięgowania ani potrzeby korekty.

Dostępy i pełnomocnictwa uporządkuj oddzielnie

Sporządź listę kont, systemów i uprawnień wykorzystywanych przy obsłudze firmy. Rozdziel odczyt danych, przygotowywanie dokumentów i podpisywanie deklaracji. Nie przekazuj prywatnego hasła zamiast nadania właściwego uprawnienia. Z nowym biurem uzgodnij potrzebny zakres dostępów oraz kolejność zmian, uwzględniając prace pozostające do wykonania. Nie zakładaj, że samo zakończenie umowy uporządkuje wszystkie konta i umocowania.

Pełnomocnictwo ogólne nie zastępuje odrębnego pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji. Dla deklaracji elektronicznych przewidziano UPL-1, a zawiadomienie o jego odwołaniu składa się na OPL-1. Umocowanie do podpisywania nie jest równoznaczne ze zleceniem przygotowania rozliczenia ani z upoważnieniem do wszystkich działań w imieniu podatnika. Dlatego formularze, dostęp techniczny i umowny zakres pracy trzeba sprawdzić osobno.

Odpowiedzialność za okresy i wykonanie korekt

Nie przypisuj wszystkich korekt wcześniejszych okresów automatycznie poprzedniemu ani nowemu biuru. Zakres analizy, wykonanie prac, wynagrodzenie i przekazywanie wyjaśnień wymagają uzgodnienia. Oddziel wykonawcę korekty od oceny odpowiedzialności za nieprawidłowość. Przy księgach rachunkowych ustawa zachowuje odpowiedzialność kierownika jednostki za obowiązki w zakresie rachunkowości, w tym nadzór, także po powierzeniu określonych obowiązków zewnętrznemu przedsiębiorcy, z ustawowymi zastrzeżeniami.

Ordynacja podatkowa przewiduje korektę wcześniej złożonej deklaracji przez złożenie deklaracji korygującej, ale określa również ograniczenia tego uprawnienia. Ulega ono zawieszeniu na czas postępowania podatkowego lub kontroli podatkowej w objętym nimi zakresie. Poinformuj więc osobę analizującą wcześniejsze rozliczenia o takich sprawach. Uzgodnienie wykonawcy nie zastępuje sprawdzenia możliwości korekty i umocowania do jej podpisania.

Uzgodnij zmianę obsługi z eBuchalter

Planujesz zmianę? Skontaktuj się z eBuchalter w sprawie zakresu współpracy. Podaj rodzaj prowadzonej księgowości, planowany moment przekazania i znane sprawy otwarte. Poproś o uzgodnienie możliwości rozpoczęcia obsługi, listy potrzebnych materiałów, sposobu ich przekazania oraz ewentualnych prac dotyczących wcześniejszych okresów.

Skontaktuj się z eBuchalter w sprawie zakresu współpracy